Membuat Surat Tagihan SPP dengan Mail Merge

Salah satu fasilitas aplikasi Microsoft Word adalah Mail Merge yaitu layanan untuk membuat surat massal artinya satu surat untuk dibagikan kepada banyak orang dengan menggunakan data yang telah kita buat. Dengan fasilitas ini kita bisa bekerja lebih cepat dan tentunya lebih profesional gitu yee, he3...

Buat teman2 yang mau mencoba silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini :

Langkah 1 : Terlebih dahulu ketiklah Data orang yang akan kita kirimi surat dengan menggunakan Ms. Excel. Dalam contoh ini kita akan membuat Surat Tagihan SPP. Data ini disebut data variabel (data yang akan berubah-ubah), contoh :

 

Setelah diketik, simpanlah data tersebut dalam contoh ini disimpan dalam file Data Tagihan SPP. kemudian tutup program Excel.

Langkah 2 :

Buka Microsoft Word, kemudian ketiklah surat yang akan dikirimkan. Contoh :

Dalam contoh ini yang menjadi data variabel adalah : Ibu/Sdr (Nama Anggota SPP), Kelompok, Alamat, Desa, Angsuran Pokok, Jasa dan Jumlah

Langkah 3 :

Setelah surat selesai diketik, kemudian klik menu Mailings, kemudian klik icon Start Mail Merge, seperti berikut :

Klik : Step by step Mail Merge Wizard, selanjutnya akan tampak panel berikut :

Langkah 4 :

Klik Letters kemudian klik Next : Starting Document. akan muncul panel .....

Tampilan berikutnya :

Klik Next

Langkah 5 ...

Langkah 5 :

Pada pilihan Use an existing list, klik Browse...

 

Kemudian carilah file data undangan yang telah kita buat di Excel sebelumnya yaitu Data Tagihan SPP.xls.

Kalau udah ketemu klik file tersebut, lalu klik tombol Open. Akan muncul :

klik Ok, selanjutnya muncul :

 klik Ok,

Langkah 6 :

Selanjutnya letakkan kursor di tempat yang akan kita isikan data variabel, seperti berikut :

Kepada Yth.
Ibu/Sdri         :  (Letakkan kursor di sini, kemudian klik Insert Merge Field => Nama)

Alamat          :  (Letakkan kursor di sini, kemudian klik Insert Merge Field => Alamat)
 

Lakukan langkah berikut untuk data : Kelompok, Desa, Angsuran Pokok, Jasa dan Jumlah. Apabila semua variabel telah dimasukkan maka, tampilannya akan menjadi seperti berikut :

We're done..!!! Sekarang untuk melihat hasilnya klik icon : Preview Result.

Untuk melihat nama-nama lainnya tinggal klik tanda di atas Next Record (>>). Apabila hasil tersebut akan dijadikan satu file, maka klik : Merge to Document.

Selamat mencoba... semoga bermanfaat.